Peltenburg - Marketing voor de advocatuur

Peltenburg

Marketing voor de advocatuur

kennis delen

project management 101

BBC Dancing Man

Als u met een zaak bezig bent die voor de rechter gaat komen, werkt u via bepaalde structuren en methodes. Als het goed is heeft u alle feiten op papier en een gedegen analyse gemaakt van de succesfactoren en risico's. U wilt immers goed voorbereid voor de rechter verschijnen, ongeacht de grootte van de zaak. Hetzelfde geldt eigenlijk voor bijvoorbeeld het opzetten van een goede online presentatie van uw kantoor. 

Een gedegen voorbereiding is essentieel voor het succes van een project. Een aantal dingen zijn nog voor de start van belang. Ten eerste kan men zich afvragen of het project wel werkelijk nodig is en een valide reden heeft. Hoe hoog is de prioriteit van het project binnen de organisatie, en wat zijn de kosten en baten van het project.

Indien er voldoende rechtvaardiging bestaat het project te starten is het raadzaam het project in verschillende fases op te delen. Alhoewel sommige van deze fases een cyclisch karakter hebben, kan met ook op het gebied van planning en budget een aantal mijlpalen vaststellen zodat er betere controle is over de kosten en voortgang.

Standaard zijn de volgende fases te definiëren.

  • Voorbereidende fase
  • Initiatie fase
  • Uitvoerende fase
  • Acceptatie fase

Hieronder zal ik de verschillende fases kort beschrijven.

Voorbereidende fase

Als eerste wordt een stuurgroep samengesteld die binnen uw organisatie verantwoordelijk is voor het project. Het is aan te raden dat dit mensen zijn op management niveau en werkzaam in de verschillende disciplines die bij het project betrokken zijn. In het geval van een website zijn dat meestal een verantwoordelijke partner, de ICT manager, de marketing manager. Vaak is het raadzaam ook de informatie manager en de HR manager hierbij te betrekken. De stuurgroep is de opdrachtgever van het project, beheert het budget en geeft directie aan de project manager. De project manager heeft geen zitting in de stuurgroep.

De rol van de stuurgroep is in deze fase drieledig:

  • Het aanstellen van een projectmanager
  • Het aanstellen van een projectteam
  • Het in samenwerking met de project manager opstellen van een Business Case en een Project Brief

De project manager schrijft in samenwerking met de stuurgroep in de voorbereidende fase een Business Case (het ‘waarom’ van het project), dat in verkorte versie tot de Project Brief zal leiden. In deze documenten zullen de afspraken met betrekking tot de planning, budget en succesfactoren worden vastgelegd.

Verder geeft de project manager leiding aan het projectteam en beheert de dagelijkse operatie van het project. De project manager houdt zich gedurende het project ook bezig met de planning en budget beheersing en rapporteert met vaste regelmaat aan de stuurgroep.

Het projectteam zijn de mensen die zich bezighouden met de dagelijkse ontwikkelingen binnen het project. Het is belangrijk dat de interne leden van het projectteam mensen zijn die na afronding van het project actief bezig zullen blijven met de website. De accountmanagers van eventuele externe partijen maken ook deel uit van het projectteam.

Initiatie fase

In de initiatie fase zal de project manager de basis leggen voor het project. Hierbij worden een aantal dingen geïnventariseerd en vastgelegd om zo tot een beter inzicht te komen en een start te maken met de project documentatie.

Binnen deze inventarisatie wordt ook direct een aantal strategieën bepaald die als operationele leidraad gelden en waaraan later gerefereerd worden mochten dingen anders lopen dat in eerste instantie voorzien. Hieronder vallen:

  1. Communicatie management (hoe lopen de communicatielijnen binnen het project),
  2. Kwaliteits management (aan welke minimale eisen moeten opgeleverde onderdelen voldoen) en
  3. Risico management (wat te doen bij afwijkingen en wie heeft welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden).

Op basis van de project brief, de Business Case en de bovengenoemde strategieën schrijft de project manager een projectplan. Dit document is de basis voor het verdere project en omvat een projectplanning, budget, overzicht van de betrokken partijen en hun rol binnen het project en een gedetailleerd overzicht van de op te leveren onderdelen (stages). Ook de bovengenoemde strategieën zullen in het project plan verder uitgewerkt worden.

Op basis van het project plan geeft de stuurgroep zijn definitieve akkoord voor de start van het project.

Uitvoerende fase

Om projecten overzichtelijk te houden is de uitvoerende fase opgedeeld in stages. Deze stages zijn in principe de Deliverables (de verschillende onderdelen die binnen het project opgeleverd moeten worden).

Dit kunnen de verschillende templates zijn met hun bijbehorende functionaliteit, maar ook bijvoorbeeld het inrichten van de omgeving waarop de applicatie gaat draaien. Deliverables die vaak vergeten worden zijn documentatie en handleidingen.

Alle stages doorlopen weer drie fases:

  1. autorisatie door de project manager (kan er begonnen  worden),
  2. ontwikkeling door het projectteam (het ontwerpen/bouwen/testen van het desbetreffende onderdeel)  en
  3. acceptatie door de project manager (voldoet  het aan de kwaliteitseisen).

Gedurende dit proces rapporteert de project manager aan de stuurgroep betreffende de voorgang, budgeten en planning. Mocht het in dit stadium nodig zijn dat er wordt afgeweken van het projectplan dan zal de project manager dit met de stuurgroep opnemen, waarna in overleg het project plan wordt aangepast.

Acceptatie fase

Wanneer de uitvoerende fase is afgesloten, nadat alle onderdelen geaccepteerd zijn, volgt de oplevering van de website op een testomgeving. De projectmanager zal het resultaat presenteren aan de stuurgroep. Het is aan de stuurgroep om dan een definitief akkoord te geven voor de launch.

Tot slot wordt de volledige projectdocumentatie inclusief een evaluatie geschreven door de projectmanager, waarna de stuurgroep het project afsluit.

Bron

Originele publicatie: Merijn Mulder op peltenburg.eu - 2 March 2012